Neuer Scanner zur Digitalisierung
Schonenderes Bearbeiten der Archivalien möglich
Im Stadtarchiv Schönebeck (Elbe) lagern viele hunderte laufende Meter Akten, Dokumente, Urkunden, Siegel, Plakate, Fotos… – alles, was schriftlich und bildlich die Geschichte unserer Stadt abbildet. Diese Archivalien haben zum Teil einen hohen historischen Wert. Bei der Digitalisierung beziehungsweise der Anfertigung von Kopien zum Beispiel aus Personenstandseinträgen oder -verzeichnissen müssen die Bücher verkehrt herum „mit dem Gesicht nach unten“ auf den Scanner gelegt werden. „Das ist kein schonendes Verfahren und befördert den Verschleiß der Einbände und Heftungen“, weiß Archivarin Britta Meldau. Doch das ist nun vorbei, zudem werden die Arbeitsschritte erleichtert. Das Stadtarchiv Schönebeck (Elbe) hat im Rahmen der erfolgreichen Teilnahme am Förderprojekt Wissenswandel Digitalprogramm für Bibliotheken und Archive einen neuen speziellen Archiv-Scanner bekommen, der unter anderem durch einen höhenverstellbaren Tisch und intuitiver Nutzerführung barrierefrei zu bedienen ist.
Damit kann nicht nur ressourcenschonender gearbeitet werden, auch weil die dazugehörige Buchwippe das schonende Scannen umfangreicher Bände ermöglicht. Die Digitalisate ergänzen zudem die Verzeichnung der Archivalien in den Datenbanken. Das Wissen kann den Archivbenutzern umfassender zugänglich gemacht werden. „Der Arbeitsaufwand wird zwar nicht geringer, aber nun können die unterschiedlichsten Formate – von der Größe eines kleinen Siegels bis hin zum Format DIN A1 inklusive Foto-Negative überhaupt erst gescannt werden“, erklärt Britta Meldau. Die Scans und die Datensätze werden die Originale nicht ersetzen. Diese sollen nach der Digitalisierung wohlverpackt in den Magazinräumen für die nächsten Jahrhunderte sicher bewahrt werden.
Wichtige Aufgaben des Archivs sind die ständigen Arbeiten an den vorhandenen Archivalien – Übernahme, Erfassung, Bearbeitung, Bereitstellung, Zugänglichmachung und Pflege der amtlichen und nichtamtlichen analogen Bestände. Die Digitalisierung dient nicht nur der Zugänglichmachung unabhängig von Öffnungszeiten und der tatsächlichen Anwesenheit der Nutzer vor Ort, sie dient auch in großem Maße der Bestandspflege und –erhaltung. Das Heraussuchen, Benutzen und das Rücklegen der Archivalien selbst ist dann nicht mehr nötig. Die gewünschten Informationen erhalten die Archivnutzer nun am archiveigenen oder auch heimischen PC. Sie können sich vor einem eventuellen Besuch des Archivs besser über die dort vorhandenen Bestände informieren oder die nötigen Recherchen gleich zu Hause erledigen, auch wenn das Archiv selbst geschlossen ist – auch ein Beitrag zur Nachhaltigkeit und Schonung von Ressourcen.
Das Archiv muss mit der Zeit gehen und diese digitalen Angebote schaffen. „Das erwarten die Benutzer“, betont die Stadtarchivarin. Vermehrt kommen Fragen nach der Verfügbarkeit der Bestandsverzeichnisse sowie der digitalisierten Archivalien im Internet. Beides ist derzeit nicht außerhalb des Archivs präsent. „Es ist geplant, dass wir die Verfügbarkeit einhergehend mit der nötigen Erfassung und Erschließung der analogen Bestände vornehmen.“
Natürlich können diese Maßnahmen nicht von heute auf morgen realisiert werden. „Aber irgendwann müssen wir damit beginnen. Je eher, desto besser.“ Gestartet werden soll an den historisch wertvollen, ältesten Beständen sowie an den oft in Anspruch genommenen, ungebundenen Zeitungen und Amtsblättern/Bekanntmachungen der Stadt Schönebeck (Elbe) nach 1945 sowie den Personenstandsbüchern.
Ein Projekt im Rahmen von WissensWandel. Digitalprogramm für Bibliotheken und Archive innerhalb von NEUSTART KULTUR des Deutschen Bibliotheksverbands e.V. (dbv). Gefördert durch die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien.
